Tom Zeizels Schweizer Blog: Mit HCL Connections zum digitalen Arbeitsplatz

HCL Connections ist eine herausragende Lösung mit der Menschen besonders einfach zusammenarbeiten können, insbesondere auch, wenn man nicht in einem Raum sitzt und sich direkt austauschen kann. Dieser Herausforderung müssen sich viele Organisationen, wie zum Beispiel das Schweizer Rote Kreuz (Swiss Red Cross (SRC)) im Kanton Zürich auch im normalen Alltag stellen.  In den aktuellen Zeiten der Corona-Pandemievermeidung trifft das aber auf wesentlich mehr Unternehmen und Organisationen zu.

Beim Roten Kreuz kommt noch hinzu, dass sie sehr viel mit Freiwilligen arbeiten und deshalb eine hohe Fluktuationsrate haben. Es ist für sie also besonders wichtig immer wieder andere Personen schnell einlernen, also „up-to-Speed“ bringen zu können. E-Mail versagt da, weil man dann für die Neuen andauernd ältere E-Mails zu Paketen zusammenstellen muss. Ähnlich ist es mit persistent Chat Streams á la Slack oder Teams, zumindest wenn es um etwas komplexere Projekte geht. Denn solche Streams haben zwar einen fortlaufenden Fluss, aber keine Struktur, anhand derer man die Wichtigkeit der einzelnen Informationsbausteine direkt überblicken kann.

Ich war persönlich an dem Referenzprojekt mit dem Roten Kreuz, das unser Schweizer Partner Belsoft durchgeführt hat, nicht direkt beteiligt und kenne daher  auch nicht alle  Details, wer also tiefer eintauchen möchte kann sich gerne an Belsoft oder auch gerne an mich wenden, ich leite dann die Anfrage weiter. Jedoch ist dies ein schönes Beispiel, das daran denken lässt, wie man Connections in diesen Zeiten der Corona-Pandemievermeidung und den damit verbundenen, zahlreichen Veränderungen nahezu überall braucht. Denn solche gravierenden Veränderungen zu dem, wie wir zurzeit plötzlich arbeiten – Stichwort Home-Office oder auch Working-from-Home (WfH) genannt – sind enorme Herausforderungen. Sie sind es, weil sie in sehr kurzer Zeit ohne grossen Planungszeitraum die Art und Weise wie wir im Geschäftsalltag kommunizieren total verändern, nahezu auf den Kopf stellen. Statt mit dem Gegenüber im Büro zu sprechen oder sich in der Kaffeeecke schnell mal auszutauschen sitzt man jetzt isoliert zuhause. Man muss entweder telefonieren – auch dafür gibt es heute viele neue technische Möglichkeiten – oder digital Inhalte austauschen.

Für letzteres ist HCL Connections ein herausragendes Werkzeug, das klassischen Dokumentenmanagementlösungen in zahlreichen Aspekten deutlich überlegen ist:

  • Inhalte sind in Connections standardmässig für alle Teilnehmer offen, sodass man auch Dinge finden kann, die der Autor nicht explizit für einen vorgesehen hat. Das kann an vielen Stellen zu unerwartet innovativen Ansätzen führen, ist es doch gleichzeitig eine hervorragende Basis von anderen zu lernen. Die Lösungen von Marktbegleitern lassen eine so offene Wissensnutzung in der Regel gar nicht zu. Und auch in Connections kann man sie bei Bedarf natürlich einschränken.
  • Während in anderen, durchaus gängigen Lösungen am Markt typischerweise Algorithmen und eng gefasste Zugriffsrechte darüber bestimmen, was man zu sehen bekommt, lebt Connections eher davon, dass Kollegen etwas empfehlen und man Aktualisierungen von Experten, denen man besonders viel zutraut und denen man vertraut (wichtig!), abonnieren kann – eine deutlich effektivere Herangehensweise an Informationen.
  • Besonders wichtige Informationen können in Connections auch viral gehen – sich also spontan sehr schnell in der ganzen Organisation verteilen. So etwas ist in hierarchisch organisierten Systemen ohne offene Zugriffsrechte schlichtweg gar nicht möglich. Auch aktuelle persistent Chat Lösungen unterstützen immer nur kleine, feste Gruppen. Das liegt daran, dass ein einfacher Stream-Mechanismus nicht mehr funktioniert, wenn sich mal mehr als 20, 30, 40 Personen beteiligen

Wir haben zahlreiche Kunden, die Connections mit dem HCL Engagement Center add-on zu einem Intranet erweitert haben. Hierzu gibt es Kundenbeispiele, die diese Kombination nutzen, um ihren Mitarbeitern zu ermöglichen Beiträge direkt für alle Mitarbeiter auf die Startseite des Intranets zu posten – ungefiltert! In dem 5000 Mitarbeiter-Unternehmen, die es meines Wissens nach zuerst gewagt haben, hat dieser Vertrauensvorschuss zu deutlich mehr Eintreten für die Unternehmenswerte („Corporate Identity“) geführt und einen Motivationsschub bei den Mitarbeiter*innen ausgelöst. Ein bemerkenswerter Nebeneffekt.

Aktivitäten in Connections steuern
Aktivitäten mit HCL Connections steuern

Das sind jetzt nur ein paar Beispiele und es liesse sich fast beliebig erweitern. Da sind noch Themen wie beispielsweise wie sich streng prozessorientiertes Arbeiten mit Connections einfacher umsetzen lässt und was aktuelle Ergebnisse wissenschaftlicher Forschung zu „Enterprise Social Networks“ sind – etwa der Universität Koblenz-Landau in Deutschland – , aber das würde hier vielleicht den Rahmen sprengen.

Ich bleibe dabei: Wenn Sie – wie fast alle – aktuell gefordert sind neue Formen von Zusammenarbeit besser zu unterstützen, schauen Sie sich unbedingt HCL Connections an. Dazu sollten Sie wissen, dass Connections seit seiner Version V1.0 im Jahre 2007 fortlaufend weiterentwickelt und verbessert wurde – die aktuelle, nominale Version V6.5 CR1 ist real etwa die Version #20 – und kann natürlich sowohl in Browsern als auch über mobile Apps für iOS und Android ganz einfach genutzt werden. Sie lässt sich sicher on premises, also im lokalen Rechenzentrum, betreiben oder aus der Cloud als Service beziehen – auch und insbesondere von unseren Partnern in der Schweiz. Bei Interesse dort einfach mal anklopfen!

Bei Fragen kommen Sie gern auf mich, unser Schweizer Team unter der Leitung von Sebastian Schnur oder unsere Schweizer Partner, wie z.B. die erwähnte Belsoft, oder andere gern auch über die SNoUG zu.

Ein schönes Wochenende – und bleiben Sie gesund!

Ihr
Tom Zeizel
Associate Vice President & Head of HCL Software in DACH